Document Capture: Digitalización de Documentos

Solución diseñada específicamente para escanear, leer, interpretar, extraer, registrar y archivar datos en Microsoft Dynamics 365 Business Central y Dynamics NAV. Integrada en el módulo de compras y pagos, podrá gestionar de manera sencilla facturas, abonos, albaranes y otros tipos de documentos.

Document Capture detecta los datos de sus facturas creando automáticamente un documento en su ERP, del mismo modo que permite gestionar los flujos aprobación de compra con un solo botón. Ofrezca a su compañía las mejores herramientas para digitalizar sus documentos.

Características principales

Tecnología OCR

Su tecnología OCR (Reconocimiento Ocular de Caracteres) se encarga de identificar e interpretar los datos de sus documentos en cualquier formato (Papel, Office, PDF, etc.) de forma automática. También podrá crear la cabecera y líneas del documento directamente en Business Central/Dynamics NAV.

Colección de plantillas

Permite la configuración de plantillas para proveedores. De esta forma y mediante un sencillo asistente, podrá configurar una plantilla indicando donde están los datos a recoger: Nº de factura, Nº de proveedor, líneas, precios, etc. Una vez creada la plantilla, el sistema se encargará de analizar los documentos y extraer su información de manera precisa y directa.

Automatismos y flujos de aprobación

Ofrece la posibilidad de descargar y procesar archivos PDF sin necesidad de interacción por parte de los usuarios. Uniéndolo a los flujos de aprobación de Business Central, le permitirá verificar los documentos directamente desde su ERP o un navegador web, para dar aprobación a las facturas sin la necesidad de realizar la transcripción de forma manual.

Archivo digital de documentos

Los documentos se almacenan en formato digital (como adjuntos en Business Central, Dynamics NAV o directamente en Microsoft SharePoint), lo que permite el acceso a sus documentos procesados en cualquier momento y lugar sin la necesidad de ser archivados en formato físico.

Vinculación de facturas

Document Capture permite emparejar las facturas de compra con los pedidos de devolución, envíos, órdenes de compra y albaranes registrados en su ERP. Esta vinculación se realiza de manera automática a través del número de pedido y el número del artículo del proveedor.

Homologado por la AEAT

Cuenta con el certificado de homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, es decir, todas sus facturas digitalizadas con Document Capture serán válidas a efectos de Hacienda.

AHORRE TIEMPO DE INTRODUCCIÓN DE DATOS EN BUSINESS CENTRAL

Con Document Capture podrá automatizar la introducción de los documentos de proveedores y la digitalización de los mismos en su sistema, ahorrando tiempo y dinero.

¿Cómo funciona el sistema Document Capture para Business Central?

Para registrar y aprobar facturas de manera automática a través de Document Capture hay que configurar las plantillas; indicando donde se ubican los datos que se deben recoger en el documento (Nº del proveedor, nº de la factura y el precio).

Una vez configurado, tan solo tendrá que escanear la factura y enviarla a Document Capture. El sistema analizará y reconocerá automáticamente todos los campos de la misma gracias a su tecnología OCR, registrando el documento en Microsoft Dynamics 365 Business Central (Navision).

Una vez registrada la factura, se validará de acuerdo con los flujos de aprobación que se hayan definido. Esta acción se puede realizar directamente en Business Central o mediante un navegador web, recibiendo la notificación al correo electrónico de la persona responsable de aprobar facturas.

Por último, Document Capture archivará todos los documentos de manera organizada en Business Central y/o en SharePoint Online, de ese modo, podrá acceder a ellos en cualquier momento y lugar que los necesite.

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