Z-Complaints

Un canal de denuncias es una herramienta que permite a las empresas gestionar de manera eficiente y confidencial, las denuncias o situaciones conflictivas dentro de una organización, asegurando transparencia, confianza y cumplimiento de la Directiva de la UE, destinada a la regulación de la protección de individuos que denuncian infracciones normativas y actos de corrupción.

Según la Ley 2/2023 del 20 de febrero de 2023, las siguientes empresas están obligadas a implantar un canal de denuncias:

En el sector privado:

• Personas físicas o jurídicas del sector privado con 50 o más empleados.
• Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones.
• Todas las empresas, sin importar el número de empleados, que estén dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en relación con servicios, productos y mercados financieros, prevención de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, seguridad del transporte y del medio ambiente.

En el sector público:

• La Administración General del Estado, las administraciones regionales y provinciales.
• Los Organismos y Entidades públicas vinculados o dependientes de alguna Administración pública.
• Las Corporaciones de Derecho Público.
• Universidades públicas.
• Las fundaciones del sector público.

Z-Complaints es un portal de denuncias de comunicación interna y externa que permite cumplir con la normativa de Protección al Informante, a las empresas obligadas a contar con un canal de denuncias.

Diseñado para cumplir con la normativa, Z-Complaints garantiza que cualquier empleado o persona externa a la empresa pueda reportar y expresar cualquier problema, quejas o actuaciones poco éticas, de manera fácil y segura, pudiendo hacerlo de manera anónima o identificándose, sin temor a represalias o discriminación.

Permite realizar un seguimiento en tiempo real de todas las denuncias recibidas, asegurando así la transparencia y el cumplimiento de las políticas de ética empresarial. La cantidad de denuncias que se pueden recibir son de carácter ILIMITADO. Además, permite agregar tantos gestores de denuncias como sean necesarios.

Es importante destacar que la empresa deben implementar un sistema estructurado y claro para la gestión de las quejas recibidas a través del portal. Esto incluye la designación de un equipo encargado de administrar el sistema y asegurarse de que se sigan los procedimientos adecuados. Se deben establecer flujos de trabajo definidos para la recepción, registro, evaluación y seguimiento de las denuncias.

Z-Complaints es una solución altamente segura y respetuosa de la privacidad. Nuestra prioridad es garantizar el anonimato de quienes utilizan nuestros servicios. Para lograrlo, implementamos rigurosas medidas de seguridad, como el cifrado de extremo a extremo y la eliminación de metadatos de los archivos cargados. Además, en ningún momento rastreamos direcciones IP.

Para asegurar la confidencialidad tanto de los denunciantes como de los denunciados, solo aquellos responsables designados del canal de denuncias y personas autorizadas, como el departamento de recursos humanos en caso de sanciones disciplinarias, tienen acceso a las denuncias. Es importante destacar que garantizamos la máxima discreción en relación con las denuncias recibidas y la identidad de los denunciantes.

En virtud del principio de confidencialidad, la empresa nunca deberá revelar la identidad del informante a la persona a la que se refieren los hechos mencionados en la denuncia.

Los principales beneficios que aporta contar con un canal de denuncias son los siguientes:

• Detección temprana de irregularidades: Proporciona una vía directa para que los empleados y otras partes interesadas informen sobre comportamientos indebidos o contrarios a los principios éticos de la organización. Esto permite detectar y abordar rápidamente cualquier actividad ilegal, fraude, acoso, discriminación u otras prácticas inapropiadas antes de que se conviertan en problemas mayores.
• Promoción de una cultura ética: Al implementar un canal de denuncias, la empresa demuestra su compromiso con la transparencia y la integridad. Esto crea un ambiente propicio para fomentar una cultura ética en la organización, donde los empleados se sienten motivados para actuar de acuerdo con los valores y estándares éticos establecidos.
• Confianza y satisfacción de los empleados: Esta herramienta brinda a los empleados la seguridad de que sus preocupaciones y denuncias serán tratadas de manera confidencial y justa. Esto aumenta la confianza en la empresa y su liderazgo, lo que a su vez mejora la satisfacción laboral y el compromiso de los empleados.
• Prevención de riesgos legales y reputacionales: Al abordar rápidamente las denuncias y tomar medidas apropiadas, la empresa puede evitar posibles demandas legales, multas y daños a su reputación. Además, la capacidad de demostrar que se ha implementado un canal de denuncias eficiente y se han tomado medidas adecuadas puede ser un factor mitigante en caso de litigio.
• Mejora del ambiente laboral: Al proporcionar una forma segura y confidencial de reportar problemas, el canal de denuncias contribuye a crear un ambiente laboral más seguro y saludable. Los empleados se sienten más empoderados y protegidos, lo que fomenta la comunicación abierta, la colaboración y la resolución de conflictos.
• Cumplimiento normativo: Muchas jurisdicciones y regulaciones exigen que las empresas tengan mecanismos de denuncia adecuados para informar sobre irregularidades. Un canal de denuncias interno ayuda a cumplir con estas obligaciones legales y regulatorias, evitando sanciones y garantizando el cumplimiento normativo.

Podrán acudir al portal de denuncias quienes hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso a:

• Los empleados de la propia empresa.
• Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión (incluyendo miembros no ejecutivos).
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Becarios y personal en régimen de formación.
• Antiguos trabajadores.
• Representantes legales de las personas trabajadoras.
• Todos los proveedores de la organización, así como sus clientes.

Tanto los profesionales como los terceros podrán interponer denuncias relativas a infracciones contempladas dentro del artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción:

• Hechos o conductas que puedan tener trascendencia penal.
• Infracciones administrativas graves o muy graves.
• Infracciones del Derecho Laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Infracciones del Derecho de la Unión Europea incluidas en el ámbito material de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión o afecten a los intereses financieros de la UE o incidan el mercado interior.

La denuncia deberá de contar con la información suficiente para poder ser admitida y tratada en el canal. En la medida de lo posible, la denuncia deberá contener la siguiente información:

• Datos del informante (si la denuncia es anónima no es necesario).
• Datos de contacto (si la denuncia es anónima no es necesario).
• Exposición clara y detallada los hechos informados y forma en la que se tuvo conocimientos de ellos.
• Persona física o entidad contra la que se dirige la comunicación.
• Testigos de los hechos informados.
• Aportación de documentos o evidencias.
• En el caso de no comunicar los datos del informante, se entiende que la denuncia es vanónima y queda a criterio del informante comunicar los datos de contacto.