La popularidad de la suite de Microsoft 365 ha crecido notoriamente entre las empresas durante los
últimos años. Esto se debe a que es un conjunto de herramientas profesionales que integran
colaboración, comunicación y productividad, equipadas con la última
tecnología Cloud y en un entorno completamente digital.
Entre sus soluciones destacadas podemos encontrar SharePoint Online y OneDrive for
Business, dos plataformas que trabajan como gestor documental, almacenaje de archivos
y, sobre todo, como herramienta de colaboración.
Debido a que a primera vista parece que tienen las mismas funcionalidades, muchos de los usuarios de
Microsoft 365 no conocen sus diferencias ni cuando deberían guardar archivos en cada
plataforma. Por esta razón, hoy vamos a resolver este enigma, pero para ello, lo primero de todo
es comprender para qué se utiliza cada herramienta.
Diferencias entre SharePoint Online y OneDrive
SharePoint Online
SharePoint Online es una plataforma de colaboración empresarial, basada en el navegador web y
formada por productos de software que incluyen funciones de colaboración, módulos de
administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de
administración de documentos (gestor documental).
Es altamente configurable y su principal función consiste en la posibilidad de crear espacios de
trabajo donde los miembros de un mismo departamento pueden trabajar conjuntamente. Siempre
tendrán a su disposición la última versión de los documentos pudiendo observar en tiempo
real los cambios que se producen en los archivos. Además, permite trabajar y modificar un mismo
documento al mismo tiempo.
OneDrive
OneDrive es un sistema de almacenamiento personal en la nube de Microsoft, es decir, permite
guardar, proteger, compartir y acceder a todos los archivos y documentos privados que utilizan los
trabajadores desde cualquier dispositivo y lugar.
Aquí encontramos la gran diferencia, SharePoint Online está destinado para almacenar archivos
y documentos que trabajamos en común con otros miembros de nuestra organización, mientras que
OneDrive está centrado en el almacenamiento de archivos privados cuya finalidad no sea la del trabajo
colaborativo digital.
Entonces… ¿Debería guardar archivos en OneDrive o SharePoint Online?
Se deben almacenar los archivos y documentos en ambas plataformas, simplemente debemos diferenciar qué
archivos se deben almacenar en cada una.
- En SharePoint Online debemos guardar todos los archivos y documentos que trabajamos con
otros miembros del equipo. De ese modo, todos tendrán acceso a trabajarlo, editarlo y
compartirlo.
- OneDrive al estar orientada al trabajo personal, debemos guardar todos los archivos y
documentos que no necesitan ser trabajados o supervisados por otros miembros del equipo, es decir,
nuestros documentos de trabajo privado. También es realmente útil para las
personas que trabajan sin ningún equipo.
La regla
de oro para diferenciar qué archivos debemos guardar en cada plataforma es preguntarnos, ¿vamos a
colaborar con alguien? Si la respuesta es NO, OneDrive es nuestra plataforma. En el caso de que se quiera trabajar o
colaborar con otros usuarios, siempre recomendamos utilizar SharePoint Online.
Tanto SharePoint Online como OneDrive son dos plataformas que ayudan a mejorar la gestión y productividad de las empresas. Ambas son complementarias y pueden ser sincronizadas para mejorar la experiencia del usuario. No debemos escoger entre una plataforma u otra, simplemente, darle a cada una la funcionalidad que le corresponde.
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