Hace poco más de un año, hablar de la digitalización de las empresas se tomaba como plan de futuro en la mayoría de los sectores, pero debido a la situación actual que estamos viviendo, se ha convertido en una obligación para cualquier tipo de negocio.
Cuando hablamos de transformación digital, no nos referimos tan solo a que las empresas deben mostrarse digitalmente, sino que además deben tener una cultura organizacional digitalizada que ayude a mejorar la gestión interna de la empresa.
Llegados a este punto, nos gustaría explicar una de las herramientas más eficientes para comenzar la digitalización interna en una organización, Microsoft SharePoint Online, una plataforma en la nube de gestión de contenido que favorece tanto la comunicación, como la colaboración bidireccional entre clientes, colaboradores y trabajadores.
¿Para qué sirve SharePoint Online?
SharePoint es una potente herramienta empresarial diseñada con la intención de ser un gestor documental, pero hoy en día, funciona como una solución multifuncional que destaca por su capacidad de colaboración entre miembros de una misma organización.
Se ha convertido en un portal corporativo, es decir, un espacio de colaboración entre los empleados de una organización donde es posible almacenar, modificar y compartir archivos, accediendo a todo tipo de documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo.
SharePoint Online sirve como un portal corporativo donde se puede organizar todo tipo de documentos y archivos por departamentos o clientes de manera sencilla y rápida. Además, permite crear páginas web dando acceso de manera confidencial a los integrantes del equipo y hacer un seguimiento de todas las actividades realizadas en cada uno de los archivos.
Características de Microsoft SharePoint Online
Gestión de contenido en la nube
SharePoint al ser una plataforma que funciona en la nube ofrece opciones ilimitadas de gestión y organización de contenidos.
Obviamente, se compone de herramientas para administrar archivos y documentos de manera sencilla, pero con la diferencia de que gracias a trabajar en la nube, los trabajadores pueden acceder a ellos, modificarlos y organizarlos desde cualquier dispositivo, tan solo necesitando conexión a internet.
Además, la intranet recopila y almacena la información de manera automática y permite estar siempre actualizado. Microsoft se encarga de actualizar y poner los parches de mejora automáticamente.
Herramientas colaborativas
No solo es una plataforma de gestión de contenido, sino que además es una herramienta de colaboración muy potente. Permite crear espacios de trabajo donde las personas de un mismo departamento pueden trabajar conjuntamente.
Una de sus principales características es la capacidad de ver en tiempo real los cambios que se producen en los archivos, mostrando el número de versiones y tamaño de cada documento. De este modo, podemos contar con la última versión del documento y estar informado sobre qué están trabajando los otros miembros del equipo.
Además, permite trabajar un documento al mismo tiempo (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) por diferentes personas del mismo departamento, pudiendo compartir los archivos de manera sencilla hasta incluso con personas ajenas a la organización, como pueden ser clientes. Tan solo hay que añadir un enlace público o permisos personalizados para el destinatario a través de su Outlook.
Perfectamente integrado
La versión de SharePoint On Premise podría conectarse a los demás productos de Microsoft, pero habría que hacerlo de manera manual aumentando los costes de integración.
Pero SharePoint Online es parte de la suite de Microsoft 365, lo que implica tener todos sus productos totalmente integrados y trabajando en perfecta armonía. Evitamos realizar cualquier tipo de actualización e integración, lo que se traduce como reducir notablemente los costes.
Además, también puede ser integrado con los sistemas empresariales (ERP, CRM, EHR, EM…) y procesos de negocios, facilitando a las organizaciones el acceso a la información conectando diferentes sistemas.
Personalización de la plataforma
SharePoint está diseñado para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Por ello, la intranet puede personalizarse para cumplir los procesos y requisitos de negocio que se requieran. Podemos diferenciarlo en dos tipos de personalizaciones
En primer lugar, se puede personalizar la interfaz según la imagen corporativa de la empresa. Podemos adaptar el logotipo, colores corporativos, diseñar páginas y hasta incluso maquetar elementos como imágenes y textos. Esta personalización no necesita de altos conocimientos técnicos.
El siguiente nivel de personalización mucho más complejo y avanzado, el cual necesita conocimientos técnicos, es la personalización a través de Power Platform. Permite con Power Apps desarrollar aplicaciones que se integren en SharePoint para cumplir las necesidades que se tengan dentro de la organización, como por ejemplo, automatizar y digitalizar operaciones.
Mayor seguridad.
La seguridad en SharePoint Online es uno de los puntos clave de la plataforma. Aprovechándose de Microsoft Azure, cuenta con una amplia gama de funciones de seguridad que permite controlar quién puede acceder a los documentos y archivos, además de concretar qué derechos de uso se tienen sobre ellos.
Existe una estructura jerárquica donde el administrador del sitio es quien tiene la autoridad para generar permisos, manteniendo logs de acceso y siendo informando en todo momento sobre quién ha accedido a los archivos, en qué momento y qué operaciones ha realizado.
Por último, cuenta con una prevención de datos que ayuda a proteger la información cuando se mueve o comparte con otras personas, de este modo, cuida de la información sensible de las empresas cumpliendo todas las regularizaciones y normativas de protección de datos.
Beneficios de SharePoint Online para las empresas
- Ahorra tiempos y costes: Tiempo y costes de mantenimiento, instalaciones, actualizaciones, extensiones, entre otras muchas.
- Mayor flexibilidad: Utilizar SharePoint Online permite acceder a cualquier documento desde cualquier ubicación y dispositivo.
- Mejora la comunicación interna de la empresa: Los trabajadores están completamente conectados y pueden trabajar conjuntamente.
- Automatización de los procesos de trabajo: Gracias a las herramientas para administrar archivos y documentos, maneja toda la información de manera efectiva.
- Optimiza el trabajo: Accede, modifica y comparte archivos y recursos de manera rápida y sencilla.
- Ayuda a tomar decisiones: Proporciona funciones para generar informes y paneles a través de Excel y consulta información globalizada a través de Power BI.
- Creación de grupos personalizados: Cada departamento podrá tener su propio espacio y hasta incluso una zona reservada para clientes.
- Seguridad en la información: Los equipos pueden respaldar de manera segura toda la información y encontrarla fácilmente.
Migrar de SharePoint On Premise a SharePoint Online
Migrar a SharePoint Online conlleva una serie de riesgos que no se suelen tener en cuenta la hora de realizar la migración.
En primer lugar, se deben tener en cuenta muchos aspectos tales como qué documentos queremos migrar. Hay muchos archivos que se han quedado obsoletos o ya no tienen valor para la empresa, por lo que debemos diferenciarlos de los archivos que realmente tienen valor.
Por otro lado, se debe valorar que mejoras y nuevas funcionalidades podemos implementar, llevando a cabo los desarrollos a medida que sean necesarios.
Por último, definir un plan de migración. Es muy recomendable contar con un Partner de Microsoft para asegurar que el proceso recibe una atención personalizada y profesional para que la migración sea un éxito y no se comentan errores de configuración.
En Zimaltec soluciones somos Microsoft Partner y expertos en servicios de implementación y desarrollo a medida de SharePoint. Construimos plataformas de colaboración avanzada adaptándonos a los objetivos de cada organización y acompañamos durante todo el proceso de digitalización y cambio.
Si necesita más información sobre SharePoint o cómo empezar con su transformación digital, no dude en ponerse en contacto con nosotros.