En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, las empresas necesitan soluciones para gestionar sus contenidos de manera más eficiente y segura.
A medida que los datos y los documentos digitales aumentan, surgen mayores dificultades para almacenar y localizar toda la información de manera eficiente. Los gestores documentales tradicionales encuentran limitaciones para soportar este incremento constante de contenido, ralentizando procesos críticos que afectan directamente a la productividad de los trabajadores.
Para responder a esta necesidad, Microsoft lanzó Microsoft Syntex, un servicio que integra inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para mejorar el procesamiento inteligente de documentos en las organizaciones dentro de Microsoft 365.
Syntex ha demostrado ser una herramienta fundamental al automatizar tareas tan rutinarias como la clasificación de documentos, la extracción de datos clave y la aplicación de etiquetas y metadatos.
Ahora, en un avance estratégico, Microsoft ha anunciado la transformación de Syntex en SharePoint Premium. Esta evolución representa un avance significativo en la integración de IA directamente en la plataforma SharePoint Online, brindando a las empresas una experiencia unificada de gestión de contenido y colaboración.
¿Qué es SharePoint Premium?
SharePoint Premium es mucho más que un gestor documental; es una plataforma avanzada que combina IA, automatización y herramientas de colaboración para optimizar la gestión de contenidos.
Esta evolución permite a las empresas maximizar la productividad, mejorar el control de la información y facilitar la colaboración en un entorno de trabajo dinámico.
Además de organizar y analizar documentos, SharePoint Premium permite a las empresas interactuar con su contenido de manera intuitiva, garantizando seguridad y control en todas las etapas del ciclo de vida de la información.
Su integración de inteligencia artificial transforma el procesamiento de grandes volúmenes de datos en insights prácticos, agilizando la toma de decisiones y liberando a los equipos de tareas manuales.
Con SharePoint Premium, las organizaciones optimizan la colaboración, minimizan sus costes operativos y aseguran el cumplimiento de las normativas, haciendo que el contenido digital sea accesible y estratégico.
Esta plataforma ofrece una solución integral de procesamiento inteligente, seguridad avanzada y soporte para Copilot, el asistente de IA de Microsoft 365, que maximiza el valor del contenido en todo el ciclo de vida.
Funcionalidades clave de SharePoint Premium
Ensamblaje de contenidos
Esta funcionalidad permite a las empresas crear y gestionar documentos empresariales estandarizados de manera automática y rápida. A través de plantillas configuradas previamente, SharePoint Premium identifica y organiza información clave de documentos repetitivos, como contratos, facturas o acuerdos.
Por ejemplo, en una factura, se pueden definir metadatos como "Importe", "Número de cliente" o "CIF" y seleccionar directamente en el documento dónde se encuentra cada uno. De este modo, cuando se suben documentos similares, estos datos se extraen y se muestran automáticamente en columnas específicas de la biblioteca, permitiendo una rápida visualización de la información sin tener que abrir cada archivo individualmente. Esto ahorra un tiempo significativo en la localización y gestión de datos esenciales.
Procesamiento de documentos con modelos precompilados
Del mismo modo que el ensamblaje de contenido, SharePoint Premium también ofrece la posibilidad de trabajar sobre modelos precompilados, lo que permite ahorrar tiempo y simplificar el procesamiento de documentos comunes. Estos modelos ya vienen preentrenados para reconocer y extraer información relevante en tipos de documentos específicos, como contratos, facturas, recibos e información confidencial.
En lugar de crear una plantilla desde cero, los modelos precompilados combinan reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y aprendizaje profundo para identificar campos predefinidos. Solo es necesario seleccionar los campos detectados que sean útiles para la organización y aplicarlos a la biblioteca de documentos deseada en SharePoint, adaptando cada modelo según las necesidades de la empresa.
Autorrellenado de columnas
SharePoint Premium permiten extraer, resumir o generar contenido automáticamente a partir de archivos cargados en una biblioteca de documentos de SharePoint. A través de modelos de lenguaje avanzado (LLM) e inteligencia artificial generativa, estas columnas pueden guardar automáticamente los metadatos relevantes de cada documento, lo que simplifica la gestión y organización de la información asociada a los archivos.
Por ejemplo, es posible realizar consultas en lenguaje natural, como preguntas específicas sobre el contenido de un documento, y el sistema guardará automáticamente las respuestas en una columna designada de la biblioteca. Asimismo, es posible configurar múltiples preguntas para extraer diversas informaciones de un mismo archivo, asignando cada respuesta a una columna específica. Esta funcionalidad agiliza enormemente el proceso de clasificación y mejora la precisión en la organización documental.
Etiquetado de imágenes y taxonomía
SharePoint Premium facilita la búsqueda, organización y administración tanto de imágenes como de documentos en bibliotecas mediante un etiquetado automático potenciado por inteligencia artificial. Para las imágenes, se generan palabras clave descriptivas almacenadas en la columna de metadatos “Etiquetas de imagen,” lo que permite ordenar y filtrar rápidamente sin necesidad de etiquetado manual. Este proceso simplifica la localización de contenido visual y la implementación de flujos de trabajo basados en palabras clave.
Para documentos, el etiquetado de taxonomía aprovecha términos preconfigurados del almacén de términos de Microsoft Syntex, asignándolos automáticamente a cada archivo en una columna de taxonomía. Esta funcionalidad permite una gestión rápida y eficiente de documentos sin requerir entrenamientos adicionales o modelos de IA complejos, optimizando la clasificación de archivos y facilitando el acceso a la información clave.
Traducción automática de documentos
Como novedad, ofrece traducción automática que respeta el formato y la estructura del documento original, haciendo que sea fácil generar versiones multilingües de documentos para equipos y clientes de diferentes países. Es ideal para empresas globales que necesitan un flujo constante de contenido en varios idiomas sin perder precisión y tiempo.
SharePoint eSignature
Con SharePoint eSignature, las empresas pueden gestionar la firma electrónica de documentos directamente en Microsoft 365, ofreciendo una solución segura y rápida para enviar y recibir documentos firmados tanto dentro como fuera de la organización. Es una herramienta clave para digitalizar flujos de trabajo de aprobación y garantizar el cumplimiento en los procesos de firma, asegurando un control completo sobre cada firma. En España esta funcionalidad estará disponible en noviembre de 2024.
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
El servicio OCR de SharePoint Premium permite extraer texto de imágenes y documentos escaneados, haciendo que el contenido sea indexable y fácil de buscar. Esto resulta fundamental para empresas que necesitan digitalizar documentos físicos y garantizar un acceso rápido a la información contenida en archivos visuales.
Microsoft 365 Backup y Archivo
Con esta funcionalidad, SharePoint Premium ofrece soluciones de copia de seguridad y archivo a largo plazo, asegurando que toda la información almacenada conserve la seguridad y cumpla con las normativas de cumplimiento de datos. Este respaldo es ideal para empresas que requieren preservar información a largo plazo sin perder el acceso rápido y seguro a los datos archivados.
Cumplimiento y Gobernanza de Contenido
Por último, ayuda a las empresas a cumplir con las normativas mediante etiquetas de retención y confidencialidad. La clasificación automática permite un control más estricto de los datos y asegura que los documentos sensibles sean gestionados adecuadamente según los estándares de cumplimiento y seguridad de la organización.
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Si su empresa almacena una gran cantidad de documentos digitales y enfrenta dificultades para acceder a su información de manera ágil y eficiente, SharePoint Premium es la solución que necesita. Con sus capacidades avanzadas de inteligencia artificial y automatización, esta plataforma permite optimizar el flujo de trabajo, mejorar el acceso a contenido crítico y asegurar el cumplimiento normativo en todos los niveles.
En Zimaltec, somos expertos en la implementación e integración de SharePoint Premium. Nuestro equipo puede conectar esta solución con otras plataformas del ecosistema Microsoft, maximizando el rendimiento en colaboración y gestión documental dentro de su organización.
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