El 28 de octubre de 2024, el Boletín Oficial del Estado (BOE) publicó la Orden HAC/1177/2024, que establece las especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresas y profesionales en España.

El sistema VERI*FACTU, definido por la Agencia Tributaria, establece los estándares necesarios para garantizar la integridad, trazabilidad y seguridad de los registros de facturación, evitando cualquier intento de fraude fiscal.

Las empresas y autónomos tienen hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas de facturación a estos nuevos requisitos.

¿Qué establece la nueva Orden Ministerial?

La Orden HAC/1177/2024 desarrolla las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Entre sus objetivos principales se encuentran:

• Integridad y seguridad: Asegurar que los registros de facturación no puedan ser manipulados o alterados sin dejar evidencia.
• Estandarización: Implementar formatos estándar para facilitar la legibilidad y el análisis automatizado de los registros.
• Remisión de información: Establecer la capacidad de los sistemas para remitir información a la Agencia Tributaria, en particular a través del sistema VERI*FACTU.

Requisitos que deben cumplir los softwares de facturación

Los sistemas de facturación deberán adaptarse a los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria dentro del marco del sistema VERI*FACTU, diseñado para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de las facturas emitidas:

• Generar registros de facturación de alta y de anulación: Cada factura emitida debe estar respaldada por un registro correspondiente, y cualquier anulación debe quedar registrada, con el objetivo de que ningún elemento del sistema o usuario pueda alterarla.
• Incorporar huellas digitales (hash) y firmas electrónicas: Para garantizar la inalterabilidad y autenticidad de los registros.
• Mantener un registro de eventos: Documentar automáticamente todas las interacciones y operaciones realizadas con el sistema.
• Permitir la remisión de información a la Agencia Tributaria: Los sistemas deben estar habilitados para enviar los registros de facturación en el formato y estructura requeridos.
• Garantizar la trazabilidad: Permitir el seguimiento de la secuencia de los registros de facturación de forma rápida y sencilla.
• Conservar los registros: Asegurar la conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros durante el período legalmente establecido.
• Incorporar códigos QR en las facturas: Las facturas emitidas deberán incluir un código QR que facilite su verificación y trazabilidad.

¿Qué impacto tiene para las empresas y qué medidas deben adoptar?

El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones económicas significativas. Según la Ley General Tributaria, las infracciones relacionadas con la manipulación o destrucción de registros contables pueden considerarse graves, con multas que varían según la gravedad y el perjuicio económico causado. Por lo tanto, es esencial que las empresas tomen medidas proactivas para asegurar el cumplimiento de la normativa.

De este modo, la implementación de esta normativa implica que las empresas y autónomos deberán:

• Evaluar sus sistemas actuales: Determinar si el software de facturación vigente cumple con los nuevos requisitos del sistema de facturación VERI*FACTU.
• Actualizar o adquirir nuevos sistemas de facturación: Asegurarse de que sus herramientas cumplen con los nuevos requisitos técnicos y funcionales.
• Formación y adaptación: Capacitar al personal en el uso de los nuevos sistemas y adaptarse a los cambios en los procesos de facturación.
• Costes asociados: Considerar la inversión necesaria para la actualización o adquisición de software, así como posibles gastos en formación y adaptación.
• Establecer procedimientos internos: Implementar procesos que garanticen la integridad y seguridad de la información de facturación.

¿Cómo asegurar el cumplimiento con la normativa?

Como hemos observado, la Orden HAC/1177/2024 establece un marco técnico y funcional que busca modernizar y asegurar los procesos de facturación en España, con el objetivo de combatir el fraude fiscal y mejorar la eficiencia en la gestión tributaria.

En Zimaltec Soluciones, nos comprometemos a garantizar que nuestros clientes cumplan con las normativas vigentes. Adaptamos su ERP a las últimas regulaciones, asegurando que su sistema de facturación esté en plena conformidad con la Orden HAC/1177/2024.

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